Betalningspåminnelse — mall och tips för svenska företag

En bra betalningspåminnelse gör skillnad

Att skriva en betalningspåminnelse kan kännas krångligt. Ska den vara strikt? Vänlig? Juridisk? Svaret beror på var i processen du befinner dig — men en sak gäller alltid: tydlighet och professionalism ökar chansen att du faktiskt får betalt.

Här får du en färdig mall du kan använda direkt, plus tips som gör dina påminnelser mer effektiva.

Mall: Första betalningspåminnelsen

Ämne: Påminnelse om faktura [fakturanummer]

Hej [kundnamn],

Vi vill vänligt påminna om att faktura [fakturanummer] förföll den [förfallodatum] och ännu inte är betald.

Om betalningen redan är genomförd kan du bortse från detta meddelande.

Betalningsuppgifter:

• Belopp: [belopp] kr
• Bankgiro: [bankgiro]
• OCR: [OCR-nummer]

Vid frågor, svara gärna på detta mejl.

Med vänlig hälsning, [Ditt företagsnamn]

Mall: Andra påminnelsen (dag 14)

Ämne: Faktura [fakturanummer] är fortfarande obetald

Hej [kundnamn],

Vi har ännu inte registrerat betalning för faktura [fakturanummer] som nu är [antal dagar] dagar försenad.

Vi förstår att saker ibland hamnar mellan stolarna. Om ni har frågor kring fakturan eller behöver diskutera betalningen, tveka inte att höra av er.

Betalningsuppgifter:

• Belopp: [belopp] kr
• Bankgiro: [bankgiro]
• OCR: [OCR-nummer]

Vänligen genomför betalning snarast.

Med vänlig hälsning, [Ditt företagsnamn]

5 tips för effektiva betalningspåminnelser

1. Skicka påminnelsen snabbt

Vänta inte längre än 7 dagar efter förfallodatum. Ju snabbare du påminner, desto större chans att kunden betalar direkt. Fakturor som är 30+ dagar gamla är betydligt svårare att driva in.

2. Inkludera alltid betalningsuppgifter

Det vanligaste misstaget är att skicka en påminnelse utan bankgiro och OCR-nummer. Kunden ska kunna betala direkt från mejlet — utan att behöva leta upp den ursprungliga fakturan.

3. Anpassa tonen efter antal påminnelser

Första påminnelsen ska vara vänlig och neutral. Andra påminnelsen mer direkt. Tredje påminnelsen ska vara tydlig med konsekvenser. Eskalera gradvis — hoppa inte direkt till hot.

4. Använd flera kanaler

E-post är standard, men SMS har en öppningsgrad på över 95 %. En kombination av mejl och SMS ger bäst resultat. Många som missar ett mejl reagerar direkt på ett SMS.

5. Automatisera processen

Att manuellt skicka påminnelser för varje förfallen faktura skalar inte. Det tar tid, saker faller mellan stolarna och tonen blir inkonsekvent. Ett automatiserat system löser alla tre problemen.

Vad lagen säger

I Sverige har du rätt att skicka betalningspåminnelser utan kostnad. Du kan dock ta ut en påminnelseavgift på upp till 60 kr (enligt inkassolagen) om det framgår av avtalet eller om kunden informerats i förväg. Observera att påminnelseavgift inte är samma sak som inkassoavgift — den senare tillkommer först vid formellt inkassokrav.

Automatiserade påminnelser sparar tid

Att manuellt hålla koll på förfallodatum, skriva mejl och skicka SMS tar tid. Tid som de flesta företagare hellre lägger på sin kärnverksamhet.

Zylora automatiserar hela processen — från första påminnelsen till eskalering. Du kopplar ditt ekonomisystem på 60 sekunder, och sedan sköter vi resten. Professionella, vänliga påminnelser i ditt namn. Ingen månadsavgift — du betalar bara när kunden betalar.